Kalender
Terminbuchungen über eingehende Kontakte ermöglichen
Ziel
Die Kalender-App einrichten, damit Ihr Assistent bei eingehenden Anfragen Termine buchen kann.
Wann nutzen
- Anrufer oder Kontakte sollen direkt im Gespräch Termine vereinbaren können.
- Sie nutzen bereits einen Kalenderanbieter (z.B. Cal.com) für Ihre Terminverwaltung.
- Sie möchten Doppelbuchungen und vergessene Rückrufe vermeiden.
Voraussetzungen
Die Kalender-App muss im Skript aktiviert sein. Ein Kalenderanbieter muss in den Unternehmenseinstellungen konfiguriert und mit einem gültigen API-Schlüssel verbunden sein.
So funktioniert die Kalender-App
Wenn die Kalender-App im Skript aktiv ist, kann der Assistent während eines Gesprächs:
- Verfügbare Zeitfenster prüfen
- Termine buchen
- Konflikte mit bestehenden Terminen erkennen
Der Assistent greift dabei auf den konfigurierten Kalender zu und respektiert Pufferzeiten sowie Konflikte automatisch.
Schritt für Schritt
Kalenderanbieter verbinden
Richten Sie die Verbindung zu Ihrem Kalenderanbieter in den Unternehmenseinstellungen ein. Dafür benötigen Sie einen API-Schlüssel Ihres Kalenderanbieters.
Tipp: Wählen Sie beim API-Schlüssel die Option "Läuft nie ab", damit die Verbindung dauerhaft bestehen bleibt.
Kalender-App im Skript aktivieren
Öffnen Sie das Skript und aktivieren Sie die Kalender-App in den App-Einstellungen. Konfigurieren Sie dort die relevanten Kalender-Einstellungen.
Pufferzeiten und Konflikte konfigurieren
Stellen Sie direkt bei Ihrem Kalenderanbieter sicher, dass:
- Pufferzeiten eingestellt sind (z.B. 15 Minuten vor und nach Terminen).
- Alle verknüpften Kalender auf Konflikte geprüft werden (Google, Outlook, Privatkalender). So vermeiden Sie Doppelbuchungen.
Der Assistent respektiert diese Einstellungen automatisch bei der Buchung.
Rückruf-Regel im Skript verankern
Definieren Sie im Skript, dass konkrete Rückruf-Wünsche wie Terminbuchungen behandelt werden sollen. Wenn ein Anrufer einen Rückruf zu einer bestimmten Uhrzeit wünscht, muss der Assistent den Kalender prüfen und darf nur zusagen, wenn der Slot tatsächlich frei ist.
Testen
Führen Sie einen Testanruf durch und bitten Sie um einen Termin. Prüfen Sie:
- Findet der Assistent verfügbare Zeitfenster?
- Wird der Termin korrekt gebucht?
- Erscheint der Termin im Kalender?
Ergebnis
Ihr Assistent kann Termine direkt im Gespräch buchen. Der Termin erscheint im verknüpften Kalender. Doppelbuchungen werden durch die Konfliktprüfung verhindert.
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