Kalender
Terminbuchungen über den Assistenten ermöglichen
Ziel
Die Kalender-App einrichten, damit Ihr Assistent Termine buchen, Verfügbarkeit prüfen und Terminbestätigungen senden kann.
Wann nutzen
- Ihr Assistent soll Termine direkt im Gespräch buchen können.
- Rückrufwünsche zu einer bestimmten Uhrzeit sollen als Terminbuchung behandelt werden.
- Sie wollen Doppelbuchungen und Terminüberschneidungen vermeiden.
Voraussetzungen
Sie benötigen die Rolle Administrator oder Mitglied. Ein Kalenderanbieter (z. B. Calendly mit einem kostenpflichtigen Plan) muss verbunden sein. Die Kalender-App muss in Ihrem Plan enthalten sein.
Einrichtung
Kalenderanbieter verbinden
Öffnen Sie die Kalender-Einstellungen in den Unternehmenseinstellungen. Verbinden Sie Ihren Kalenderanbieter über den Autorisierungsprozess. dialogpilot unterstützt derzeit Calendly (kostenpflichtiger Plan erforderlich).
Pufferzeiten und Konflikterkennung konfigurieren
Konfigurieren Sie in Ihrem Kalenderanbieter:
- Pufferzeiten zwischen Terminen (z. B. 15 Minuten vor und nach jedem Termin)
- Konflikterkennung mit verknüpften Kalendern (Google, Outlook, privat), damit keine Doppelbuchungen entstehen
Der Assistent respektiert diese Einstellungen automatisch bei der Buchung.
App im Skript aktivieren
Öffnen Sie das gewünschte Skript und aktivieren Sie die Kalender-App. Der Assistent kann ab jetzt Termine für den hinterlegten Kalender buchen.
Buchungsverhalten im Skript definieren
Legen Sie im Skript fest, wie der Assistent mit Terminanfragen umgehen soll:
- Der Assistent fragt zuerst nach dem Wunschzeitraum des Anrufers
- Dann bietet er grobe Zeiträume an ("Am Dienstag hätte er vormittags noch freie Termine")
- Rückrufwünsche zu einer bestimmten Uhrzeit werden als Terminbuchung behandelt
Ergebnis
Der Assistent kann im Gespräch Termine prüfen und buchen. Pufferzeiten und Konflikte werden automatisch berücksichtigt. Gebuchte Termine erscheinen im Kalender und als Aktivität in der Interaktion.
Betriebshinweise
- Prüfen Sie die Verbindung zu Ihrem Kalenderanbieter regelmäßig. Wenn Zugangsdaten ablaufen, kann der Assistent keine Termine mehr buchen.
- Halten Sie die Konflikterkennung aktuell, besonders wenn neue Kalender hinzukommen.
- Der Assistent bucht nur Zeitfenster, die tatsächlich als frei angezeigt werden. Er trifft keine Zusage ohne Kalenderprüfung.
Typische Fehler
Nächste Schritte
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