Solarteure
Wie ein Solarteur-Team dialogpilot für Kundenanfragen einsetzt
Ausgangslage
Ein kleines Solarteur-Team mit vier Mitarbeitern installiert PV-Anlagen und Speicherlösungen in der Region. Die meisten Anfragen kommen telefonisch oder über ein Kontaktformular auf der Website. Das Problem: Während das Team auf Dächern arbeitet, klingelt das Telefon. Anrufe gehen verloren, Rückrufe verzögern sich, Interessenten wenden sich an die Konkurrenz.
Das Team schätzt, dass etwa ein Drittel aller Anfragen nie beantwortet wird -- nicht aus Desinteresse, sondern aus Zeitmangel.
Zielbild
Ziel
Jede eingehende Anfrage wird sofort angenommen, strukturiert erfasst und -- wenn sinnvoll -- direkt mit einem Terminvorschlag beantwortet. Kein Anruf geht mehr verloren.
Das Team will:
- Anfragen rund um die Uhr entgegennehmen, auch außerhalb der Geschäftszeiten.
- Standardfragen zu PV-Anlagen, Speichern und Fördermöglichkeiten automatisch beantworten.
- Interessenten vorqualifizieren (Dachtyp, Stromverbrauch, Zeitrahmen).
- Passende Termine direkt im Kalender des Inhabers buchen.
Setup
Unternehmenskontext pflegen
Das Team hinterlegt die wichtigsten Unternehmensdaten: Leistungen (PV-Anlagen, Speicher, Beratung), Einsatzgebiet (50 km Umkreis), Öffnungszeiten und den bevorzugten Kommunikationsstil -- freundlich, direkt, ohne Fachjargon.
Dieser Kontext sorgt dafür, dass der Assistent Fragen zur Firma korrekt beantwortet und den richtigen Ton trifft.
Siehe Unternehmenskontext pflegen.
Knowledge Base aufbauen
Die Knowledge Base erhält drei Wissensbereiche:
- Häufige Kundenfragen: Was kostet eine PV-Anlage ungefähr? Wie lange dauert die Installation? Brauche ich eine Genehmigung?
- Preisrahmen und Rahmenbedingungen: Grobe Preisspannen, typische Anlagengrößen, Förderhinweise.
- Voraussetzungen für Vor-Ort-Termine: Dachtyp, Ausrichtung, Stromverbrauch, Zugänglichkeit.
Der Assistent kann damit Basisfragen konsistent beantworten, ohne dass ein Teammitglied eingreifen muss.
Siehe Wissen aufbauen.
Assistent anlegen
Das Team erstellt einen Assistenten mit einer klaren Rolle: freundlicher Erstkontakt für Solarinteressenten. Der Ton ist klar und respektvoll, nicht verkäuferisch. Der Assistent stellt sich namentlich vor und erklärt, dass er bei der Terminvereinbarung und bei Erstfragen helfen kann.
Siehe Assistent einrichten.
Skript mit Apps erstellen
Das Skript definiert drei Ziele:
- Anliegen erfassen: Was wünscht sich der Kunde? PV-Anlage, Speicher, Beratung?
- Vorqualifizierung: Dachtyp, ungefährer Stromverbrauch, gewünschter Zeitrahmen.
- Nächster Schritt: Terminvorschlag oder Rückrufvereinbarung.
Zwei Apps werden aktiviert:
- Kalender-App: Bucht direkt in den Kalender des Inhabers. Pufferzeiten und Konflikterkennung sind in der Kalender-Anbindung konfiguriert.
- Weiterleitungs-App: Falls ein Anrufer dringend mit einem Menschen sprechen muss, leitet der Assistent weiter -- aber nur nach Rückfrage und Zustimmung.
Siehe Skript erstellen und Apps aktivieren.
Eingang konfigurieren und aktivieren
Das Team richtet zwei Eingänge ein:
- Telefon: Die Büronummer wird auf den dialogpilot-Eingang umgeleitet. Der Assistent meldet sich mit einer freundlichen Begrüßung.
- Webchat: Ein Chat-Widget auf der Website fängt Anfragen außerhalb der Telefonzeiten auf.
Beide Eingänge nutzen denselben Assistenten und dasselbe Skript.
Siehe Eingang einrichten.
Go-live
Nach dem Aktivieren der Eingänge nimmt der Assistent sofort Anrufe und Chat-Nachrichten entgegen. Jede Unterhaltung wird als Interaktion gespeichert.
Betrieb nach zwei Wochen
In den ersten zwei Wochen prüft der Inhaber täglich die Interaktionen. Dabei zeigen sich drei Muster:
- Vorqualifizierung funktioniert: Die meisten Anrufer beantworten die Fragen zu Dachtyp und Stromverbrauch bereitwillig. Der Inhaber erhält gut vorbereitete Terminanfragen.
- Standardfragen werden zuverlässig beantwortet: Fragen zu Preisspannen, Installationsdauer und Förderung beantwortet der Assistent konsistent und korrekt.
- Terminbuchung spart Zeit: Etwa die Hälfte der Anrufer bucht direkt einen Termin. Der Inhaber muss nicht mehr zurückrufen.
Typische Fehler und Korrekturen
Übertragbare Muster
Erst Inbound stabilisieren
Beginnen Sie mit eingehenden Anfragen. Erst wenn der Assistent zuverlässig Gespräche führt, lohnt sich Outbound.
Kontextqualität vor Promptoptimierung
Ein gut gepflegter Unternehmenskontext und eine vollständige Knowledge Base bringen mehr als aufwändige Skript-Anpassungen.
Interaktionen täglich prüfen
Lesen Sie in den ersten zwei Wochen jeden Tag die Interaktionen. So erkennen Sie Muster, Fehler und Verbesserungspotenzial früh.
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